[نرجس*]

تكون منظماً أمر هام جداً لإدارة العمل من داخل المنزل ، حتى ولو كنت تقرأ هذا الموضوع من بين ركام من الأوراق والكتب والمواضيع المتراكمة على مكتبك ، إلا أن الوقت لم يفت بعد! اتبع هذه الخطوات التالية :


1. انتقل نحو مكتب دون أوراق :

التعامل مع الأوراق شر لا بد منه في بعض الأعمال ، إلا أن القاعدة تقول : كلما قل عدد الأوراق التي بين يديك ، كلما أصبح من السهل التعامل معها . قبل أن تضغط على زر الطباعة فكر ما إذا كان من الضروري أن يكون الأمر الذي ترغب في طباعته مطبوعاً على الورق .
إذا كان بإمكانك أن تقرأه على الشبكة تخطى عملية الطباعة.


2. استخدم ملفات التصنيف :

إن ملفات التصنيف لن تساعدك في تنظيم أوراقك مالم تستخدمها .
صنّف أعمالك الورقية بشكل آني ودقيق .


3. ضع جدولاً زمنياً للترتيب والتنظيم :

خصص بعض الدقائق في نهاية كل يوم لترتيب منطقة العمل التي تشغلها .
إن منطقة العمل المرتبة تسهّل عليك الأمور عندما تباشر عملك في اليوم التالي ، وتزيد من إنتاجيتك .


4. استخدم سلة المهملات :

حاول التخلص من الأوراق الزائدة ، نحن غالباً ما نحتفظ بالأوراق لأنها تلزمنا في اليومين التاليين . إذا لم تستخدم الأوراق خلال يومين أو ثلاث تخلص منها .( حسب الأهمية )


5. طوّر نظاماً :

التنظيم يحتاج إلى جهد .
طوّر نظاماً يمكّنك من تصنيف وتخزين ملفاتك بسرعة وسهولة .


6. كرّس يوماً أو نصف يوم في الأسبوع لإجراء تنظيف كامل لمكتبك وأعمالك .


7. اشتر رفوفاً إضافية ووحدات تخزين أخرى عند الحاجة :

توفر لك الرفوف الإضافية مساحات جديدة للأوراق التي لا يمكنك الاستغناء عنها .
اخترها بحيث تكون اقتصادية من حيث المساحة .


8. رتب البيانات المخزنة كنسخة إضافية :

تعلم أنك دائماً بحاجة إلى تخزين بياناتك على نسخة احتياطية ، إلا أن التخزين الاحتياطي لا يفيد كثيراً إذا لم يكن بمقدورك أن تجد القرص الذي يحتوي على البيانات الهامة .
ضع نسختك الاحتياطية ضمن ملف منظم .
هذا لن يوفر لك سهولة في الوصول إلى البيانات الضرورية فحسب ، بل سيكون قطعة ثمينة في مكتبك .



لا تُعجب بنفسك :
إذا كان التنظيم يستغرق وقتاً وجهداً ، فالبقاء على المسار المنظم كذلك يحتاج إلى جهد ووقت . عندما تستثمر وقتك في التنظيم حافظ عليه ولا تشعر بالرضى عن نفسك لأنك قمت بالمحاولة ، فما أسهل من الفوضى مع الغفلة